PRAKTIJKVOORBEELD


Het aanpassen van de grondstofspecificatie

"Change management binnen een productie organisatie houdt vooral in dat je de mensen in kaart hebt die de change gaan uitvoeren."

Om de kwaliteitscultuur in een organisatie te waarborgen is change management van essentieel belang. Continue verandering behoort tot één van de acht principes om kwaliteitsmanagement in stand te houden. Het houdt in dat de kwaliteit continu wordt gemonitord, en waar mogelijk, verbeterd. In dit praktijkvoorbeeld neemt Lara Wijnberg, interim Quality professional, ons mee in een praktijkvoorbeeld.

De aanleiding

Via een continue controle van grondstoffen, halffabrikaten en eindproducten wordt de kwaliteit van producten gemonitord. In een van de grondstoffen bleek een opvallende en steeds terugkerende afwijking voor te komen. Aan de ondergrens van de specificatie werd herhaaldelijk niet voldaan, tijd om de specificatie opnieuw onder de loep te nemen.

De scope van het project

Het doel van het onderzoek was de specificatie van de betreffende grondstof, afkomstig van één leverancier, te analyseren en opnieuw te beoordelen.

De aanpak

Stap 1. De juiste mensen benaderen

Om een aanpassing door te voeren, is het belangrijk om draagvlak te creëren. Iets veranderen, doe je namelijk niet alleen. In het team is het essentieel dat de urgentie wordt herkend en collega’s vanuit verschillende disciplines meekijken. Zo werd het team samengesteld met collega’s binnen Quality Assurance, Quality Control en Research & Development. Daarnaast werd de contactpersoon binnen de fabriek over deze grondstof op gesprek gevraagd. Deze contactpersoon weet alles van de grondstof én hoe de specificatie met de leverancier tot stand is gekomen. QC heeft geholpen met het bekijken van de meetmethode van de grondstof. En R&D heeft de risico’s in kaart gebracht wat betreft het veranderen van de specificatie voor de gebruikers van het eindproduct.

Stap 2. De situaties, risico's en oplossingen in kaart brengen

Allereerst is het belangrijk om mogelijke oplossingen en risico’s in kaart te brengen. Om de tafel zitten met de leverancier en kijken naar een verandering in de specificatie voor de leverancier, bleek lastig. Het stofje waarop de grondstof buiten de specificatie scoorde, bleek hét ingrediënt waar de leverancier voor wordt betaald. Om deze reden zitten leveranciers het liefst zo laag mogelijk tegen de ondergrens aan, want daarmee behaal je een zo hoog mogelijke marge. De specificatie verlagen betekent dus een kans dat de grondstof wellicht nog lager gaat scoren. Een risico wat we niet willen lopen. Bij een analyse van de interne specificatie en de specificatie in het contract bleek een verschil te staan. In het interne rapport werd de specificatie uitgeschreven tot één cijfer achter de komma. In het contract van de leverancier stonden ronde getallen. Afgerond bleken de grondstoffen dus conform de specificatie in het contract en kon de leverancier hier niet op worden aangesproken en het aanpassen van het contract bleek geen oplossing. De leverancier is simpelweg te groot en heeft hierin een ‘machtspositie’. De verandering betekent voor hen een hogere levering van de grondstof, oftewel hogere kosten, nauwere controles en een lagere marge. Een laatste oplossing was het veranderen van de interne specificatie. Daarbij was het heel belangrijk dat het verlagen van de ondergrens van de grondstof géén risico’s had voor het eindproduct. Ook al is het maar één decimaal achter de komma, alle risico’s dienen uitgesloten te zijn. Met verschillende berekeningen heeft R&D aan weten te tonen dat er geen risico’s waren voor het eindproduct. De kwaliteit blijft gewaarborgd.

Stap 3. Acties

De informatie over de risico’s en oplossingen heb ik verwerkt in een verslag. Het doel was om betrokkenen te overtuigen van de gekozen oplossing en zo de verandering door te voeren.

Stap 4. Check, check, dubbelcheck

Het verslag kent vele controles om er zeker van te zijn dat de informatie klopt. Allereerst werd het verslag binnen het team gecheckt, daarna door de afdelingsmanagers van de betrokken afdelingen. Nadat alles was goedgekeurd, was het een kwestie van de verandering doorvoeren en dit communiceren.

"Om een aanpassing door te voeren, is het belangrijk om draagvlak te creëren. Iets veranderen, doe je namelijk niet alleen."

De uitkomst

Er is dus gekozen voor het aanpassen van de interne specificatie. Er zijn geen risico’s gevonden met betrekking tot kwaliteit en veiligheid in het eindproduct door de aanpassing. Het aantal afwijkingen van de grondstof is, sinds de verandering, afgenomen.

Belangrijke leerpunten uit de praktijk

Wat ik merkte bij change management in de praktijk is dat het vooral belangrijk is om urgentie te creëren door te laten zien wat de voordelen van de verandering zijn. Voordelen die de meeste mensen binnen een bedrijf als belangrijk zien zijn; lagere kosten, minder werk(tijd) en een verbetering in kwaliteit en of veiligheid. Verder is het belangrijk dat je de juiste mensen betrekt bij het project. Ook de communicatie tussen alle betrokken afdelingen is erg van belang. Zo moet je draagvlak creëren en moet iedereen binnen het team zijn of haar zegje kunnen doen. Doe je dit niet, dan krijg je niks voor elkaar.

Wil jij weten hoe Yor-in je kan helpen?