Leiderschap in onverwachte situaties
Utrecht en haar forten, we hadden nog heimwee van vorig jaar. Daarom vierden we ons Supply Chain Event dit jaar weer in de Hollandse Waterlinie. Deze keer bij Fort aan de Klop! Traditiegetrouw omringden we ons met supply chain experts om samen een zeer interessant thema te bespreken; namelijk het belang van leiderschap in onverwachte situaties. Martine, de voorzitter van de avond, trapte de avond af, vervolgd door Johan Roos die vertelde over hoe je als organisatie om kunt gaan met onverwachte situaties. Danielle en Robbert sloten de avond af. Zij gingen diep in op persoonlijk leiderschap tijdens stressvolle situaties. Waardevolle lessen dus, lees je mee?
Bereid je voor
Nieuwe productconfiguraties, kortere levertijden en hogere betrouwbaarheidseisen. Het is vaste prik binnen de supply chain sector, wat het bij uitstek een sector die onderhevig aan verandering is maakt. Een manager moet hierop anticiperen en een team goed aansturen. Snelheid is hierbij altijd de sleutel tot succes! Echter is er een verschil tussen dingen snel doen en dingen snel móeten doen door haast. Hoe zorg je er dan voor dat je altijd voorbereid bent en hierdoor juist snel kunt zijn?
Laten we beginnen bij de basis. Er zijn verschillende manieren hoe je als organisatie kunt reageren op onverwachte gebeurtenissen. Johan Roos nam ons mee. Hij vertelde welke drie soorten reacties je kunt onderscheiden.
1. Reactieve reacties: een organisatie handelt pas wanneer zich een verstoring voordoet.
2. Proactieve reacties: in dit geval denkt een organisatie van tevoren na over mogelijke verstoringen en stellen een plan op. Dit omvat het identificeren van risico's en het ontwikkelen van business continuity plannen (BCP's) die beschrijven welke acties genomen moeten worden bij specifieke scenario's.
3. Dynamische reacties: een organisatie is voorbereid op zowel bekende als onbekende verstoringen. Dit betekent dat een organisatie niet alleen plannen maakt voor voorspelbare risico’s, maar ook flexibel genoeg is om met volledig onverwachte gebeurtenissen om te gaan.
Reactie in de praktijk
Om voorbereid te zijn op het onverwachte kun je gebruik maken van verschillende effectieve leiderschap strategieën. Het belangrijkste element? Het stellen van duidelijke prioriteiten en bijbehorende verantwoordelijkheden toewijzen aan jouw team. Op deze manier zorg je ervoor dat je als een goed geoliede machine samenwerkt. Doordat je dit van tevoren bepaalt kun je efficiënter én, je raadt het al, sneller reageren. Check, deze belangrijke box heb je alvast aangevinkt. Nu je dit leest, welke boxen kan jouw organisatie aanvinken?
Empathisch leiderschap
Nu nog de handen uit de mouwen, want in hoeverre ben jij vermogend om je team te motiveren en te ondersteunen? Deze taak begint namelijk bij de manager. Niet alleen dat, jouw teamleden moeten zich ook veilig voelen om fouten te maken én hun mening te delen. Volgens Johan realiseer je dit door jezelf kwetsbaar op te stellen, neem hierin vooral het voorbeeld! Dan verdien jij namelijk respect. Kun jij je een ideale crisismanager herinneren? Zo ja, welke karakteristieken zijn je het meest bijgebleven?
Kalmte in de storm
Nadat we genoten van een BBQ waarbij we uitgebreid met elkaar netwerkten, was het de beurt aan Danielle en Robbert. Zij namen ons mee in hun ervaringen in Zuid-Afrika, waar ze beiden een situatie meemaakten die ze nooit zullen vergeten. Waar Danielle vast kwam te zitten in een auto in een rivier, kwam Robbert oog in oog te staan met een hyena. Hier leerden ze niet alleen door henzelf, maar ook door anderen hoe persoonlijk leiderschap in elkaar steekt. Waar in dit geval lokale bewoners hen lieten zien dat vastberadenheid en kalmte van groot belang is bij crisissituaties. Ook leerden ze om hulp te accepteren en samen te werken, want hierdoor overwin je alles.
Trigger warning
Makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe houd je jezelf dan rustig als je oog in oog staat met een hyena? Kies zelf maar: fight, flight or freeze! Eén van deze factoren is namelijk jouw eerste reactie als je zoiets meemaakt. Dit gedrag wordt aangedreven door instinctieve reacties. Wat belangrijk is om met zulke reacties om te gaan is, is emotioneel bewustzijn. Jouw reacties worden namelijk getriggerd door diepgewortelde emoties en ervaringen.
Een belangrijke tip die ze meegaven was: toon compassie! Niet alleen naar anderen, maar ook naar jezelf. Kijk niet alleen naar je oppervlakkige emoties, maar onderzoek de onderliggende oorzaken van deze emoties. Je zult beter begrijpen waarom mensen op een bepaalde manier reageren. Hierdoor kun jij jouw team beter ondersteunen. Ga eens bij jezelf na, welke onderliggende emotie kun je als eerste achterhalen?
Outside the box
Danielle nam ons mee in "box breathing", een ademhalingstechniek die helpt om kalm te blijven en de focus te behouden. Het bestaat uit vier stappen: inademen, adem vasthouden, uitademen en opnieuw adem vasthouden, elk gedurende vier seconden. Probeer het eens in stressvolle situaties, je zult het gemakkelijker vinden om te kalmeren.
Deze oefening kun je gebruiken als voorbereiding van stressvolle situaties. Net als atleten hun fysieke capaciteit trainen, moeten leiders leren zich voor te bereiden en mentaal klaar te zijn voor onverwachte situaties. Het regelmatig oefenen van deze ademhalingstechniek is het tipje van de ijsberg. Het ontwikkelen van emotioneel bewustzijn en het simuleren van crisisomstandigheden helpen je om te leren effectief te reageren.