2


De voorbereidingen op een ERP-implementatie

Verschillende ERP mogelijkheden Bij iedere ERP-implementatie is het belangrijk dat de eindgebruiker het systeem begrijpt en kan besturen. Voor je start met de implementatie breng je de processen in kaart. Dit doe je door alle stappen in het proces te doorlopen. Zo kijk je naar de overbodige onderdelen en wat mogelijke verbeteringen zijn. Op basis van het in kaart gebrachte proces, gewenste toepassingen en functionaliteiten kies je een ERP-systeem en bepaal je de scope van het ERP-systeem.

Eenmaal een ERP-systeem uitgekozen, zijn er vaak twee pakket keuzes: 1. Een voorgeprogrammeerd pakket In dit pakket zijn alle processen in het ERP-systeem voorgeprogammeerd. Aan jou als bedrijf de taak om die processen zo goed mogelijk te configureren en je daaraan aan te passen.

2. De processen zelf schrijven Je kunt er ook voor kiezen om (alle) processen zelf uit te schrijven en het ERP-systeem daar volledig op aan te passen. Oftewel, je past het systeem aan de gebruiker aan, in plaats van andersom. Voor beide opties is meestal kennis van buitenaf nodig.

Jan Linders koos voor het eerste pakket. Jeroen licht toe: ''Voor ons moet een order stap voor stap door het systeem heen gaan. Wij bedenken niet hoe alle processen eruit komen te zien, want uiteindelijk zijn we een schakel in de keten". Vanuit Supply Chain oogpunt staat het configureren van de processen centraal. De gebruikers dienen zich aan te passen aan het systeem.

De eerste trainingen Een ERP-implementatie valt of staat bij een goede voorbereiding. Om voldoende draagvlak te creëren voor de verandering, is het belangrijk de medewerkers te informeren over het systeem. Dit doe je onder andere door de voordelen duidelijk toe te lichten. Op die manier weet men wat er gaat komen en is het gemakkelijker om ze te overtuigen. Hier hoort ook bij dat het personeel het systeem voor de livegang goed begrijpt. Anders ben je achteraf veel te veel brandjes aan het blussen.

De ambitie van Jan Linders is om in 2021 live te gaan met het ERP-systeem. Het woord 'ambitie' kiezen zij bewust, omdat tot de laatste dag onvoorziene zaken kunnen gebeuren, waardoor je niet op de geplande datum live kan.

Momenteel worden binnen de Supply Chain de eerste trainingen gegeven. Jeroen: "Dit is spannend, om het systeem nog niet volledig is geïmplementeerd, dus weten we nog niet hoe de organisatie er precies uit gaat zien. Daarnaast weten we ook nog niet of we vaardigheden en kennis missen binnen de organisatie.''

''Denk vanuit je klant, maar blijf realistisch''

''In de Supply Chain heb je dagelijks wel een moment dat je moet kiezen uit 'twee kwaden'. Daar ontkom je simpelweg niet aan. Op dit soort momenten wil je denken vanuit de klant. Dat is een goede gedachte, maar daar moet je niet in doorslaan. Als je alles uitvoert wat een klant wil, behaal je op de korte termijn veel succes. Op lange termijn is dat vaak lastig houdbaar en te duur. Conclusie: denk zeker vanuit de klant, maar doe niet alles wat de klant wil.''

Het verschil in behoefte tussen de Supply Chain en de winkelvloer Voor de Supply Chain bij Jan Linders is de implementatie van het ERP-systeem een kwestie van configureren. Voor de medewerkers op de winkelvloer is het proces en de behoefte anders. Bij hen moet het voor 100% aansluiten op de ideale werkprocessen, zodat de klant optimaal wordt bediend.

Waarom is de behoefte op de winkelvloer anders? Het systeem dient aan te sluiten op de dagelijkse werkzaamheden. Jeroen legt dit als volgt uit: ''Waar het ERP-systeem vanuit Supply Chain draait om configureren, draait het in een app op de winkelvloer om hoe de medewerker wil werken om de klant optimaal te bedienen. Dan moeten wél alle stappen voorgedefinieerd worden in processen. Vervolgens moet stap voor stap nagegaan worden of dat wat je bedacht hebt, ook echt goed werkt. Dat is fundamenteel anders dan een voorgeprogrammeerd systeem. Op deze manier kunnen wij de klant optimaal bedienen, want voor de klant willen wij uniek zijn.''

Het komt in de praktijk vaak voor dat een stap niet loopt zoals verwacht. Dan moet je terugkijken om het vervolgens te verbeteren in het systeem. Daar zit, samen met het vooraf beschrijven van het proces, volgens Jeroen het meeste werk in. ''Het ontwikkelen zelf is dus niet zo spannend, omdat je vooraf aan moet geven wat je wil. Maar het goed testen of het werkt, daar zit de grootste uitdaging.''