1


Een ERP-systeem, de basis van je organisatie

Binnen de Food & Industry is een ERP-systeem algemeen bekend. Het brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Denk aan afdelingen als productie, in- en verkoop en logistiek. Het ERP-systeem zorgt ervoor dat alle gegevens, van alle afdelingen te allen tijde inzichtelijk zijn. Hetzelfde ERP-systeem maakt het mogelijk om processen automatisch aan te sturen.

Het implementeren van een ERP-systeem is een complex proces. Het systeem bestaat uit diversen ERP-programma's. En deze programma's bestaan (meestal) uit kleine(re) deelprogramma’s. Deze deelprogramma's ondersteunen ieder een specifieke taak.

Op de implementatie van een ERP-systeem zoomen we in hoofdstuk 2 op in.

Een ERP-systeem als basis in je organisatie In 2018 besloot Jan Linders aan de slag te gaan met de implementatie van een nieuw ERP-systeem. In 2019 & 2020 worden alle voorbereidingen gedaan om begin 2021 live te kunnen gaan met het nieuwe ERP-systeem.

Voordat de livegang met het nieuwe ERP-systeem plaatsvindt, wordt in de zomer van 2020 het bestelsysteem vervangen. Met dit systeem, wat nauw samenhangt met het ERP, wordt de goederenstroom en klantvraag geforecast en worden de replenishment processen uitgevoerd. Daarnaast komt er een app voor de collega's in de winkel om de winkelprocessen in uit te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld het tellen van de voorraad.

Supply Chain manager Jeroen Kuijvenhoven neemt de implementatie op de Supply Chain afdeling onder zijn hoede. In een interview vertelt hij hoe dit in zijn werk gaat en welke lessen hij tot nu toe heeft geleerd. Zijn visie over de implementatie van een ERP-systeem is in de loop der tijd veranderd: ''Waar voorheen gedacht werd dat 'alles in je ERP-systeem moet', denken we nu vooral dat de basis er in moet kunnen. Apps moeten bijvoorbeeld makkelijk gekoppeld kunnen worden, maar hoeven geen onderdeel te zijn van het ERP.''

Een stapsgewijze implementatie volgens het model van Gartner

1. De basis - System of Record Bedenk welke informatie dient als fundament voor alle afdelingen, berekeningen en vertalingen naar klantgerichte toepassingen. Voor Jan Linders is dit de goederenstroom en de daaraan gekoppelde financiële transacties. Zo houd je in de basis bij wat er binnenkomt aan goederen, de beschikbare voorraad en de distributie hiervan naar de winkels.

Het ERP-systeem voorziet hierin de basis en biedt de hoognodige informatievoorziening. Vanuit deze basis kun je 'uitbreiden'. Systemen die voorzien in deze ‘basis’ hebben een geschatte levensduur van 10 tot 20 jaar.

2. De uitbreiding - System of Differentiation Met de informatie uit de basislaag kun je berekeningen maken en voorspellingen doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het Forecasting & Replenishment programma. Het verwerken van deze informatie gebeurt in ERP-programma’s. De mogelijkheden met een programma zijn afhankelijk van het soort programma en de afdeling die er gebruik van maakt.

De afname van dit soort ERP-modules gaat vaak in pakketten. De levensduur is gemiddeld 5 tot 10 jaar.

3. Klantgerichte toepassingen - System of Innovation Om de klant zo goed mogelijk te bedienen, zetten bedrijven veelal apps in. Ook voor Jan Linders komen klantgerichte toepassingen vaak neer op het inrichten van apps. De app moet zowel gekoppeld zijn aan het bestelsysteem als aan het ERP-systeem en tegelijkertijd zeer gebruiksvriendelijk zijn.

Om een app gebruiksvriendelijk te maken (en te houden) blijf je de functionaliteiten continu optimaliseren. Hiervoor wil je korte doorlooptijden, om de klant zo goed en snel mogelijk van dienst te zijn. Een aanpassing in de app dient dus snel te gaan. Dit wil je loskoppelen van de basisinformatie over bijvoorbeeld beschikbare voorraad. Zo pas je enkel de app aan bij een verandering en niet je volledige ERP-systeem.

"Bedenk voordat je een IT-systeem vervangt heel goed wat het doel is van het beoogde systeem in het IT-landschap. Een flexibel ERP bestaat niet, flexibiliteit moet je dus uit bijvoorbeeld apps halen. Dat is heel wat anders dan een ERP-systeem, want dat moet de basis zijn en moet goed staan en kun je niet constant aanpassen.’' - Jeroen Kuijvenhoven, Supply Chain manager bij Jan Linders supermarkten