3


De veranderingen voor de supply chain

De invloed van een ERP-systeem Een ERP-implementatie heeft invloed op alle afdelingen van een organisatie. Zo ook op de Supply Chain. Voor de Supply Chain biedt het ERP-systeem bijvoorbeeld mogelijkheden om beter te plannen. Op basis van data uit het ERP-systeem wordt de productieplanning, MRP-planning en distributieplanning gedaan. Daarnaast zorgt een ERP-systeem ervoor dat je beter kunt forecasten, omdat er gigantisch veel (master)data in het systeem geïntrigeerd kan worden.

Belangrijk hierbij is dat ERP-consultants en de key-users procesontwerpen maken. Door het proces goed te omschrijven en de key-users het concept van een ERP-systeem goed te laten begrijpen, is het gemakkelijker te vertalen naar de bestaande bedrijfsprocessen. Lastig te voorspellen wat de veranderingen zijn Wat er precies verandert, is per implementatie verschillend. Zo ook voor Jan Linders. De implementatie is niet alleen van invloed op de processen, maar vraagt ook een nieuwe werkwijze voor de medewerkers op de afdeling Supply Chain. Om de veranderingen goed op te vangen, worden trainingen gegeven. Of dat voldoende is, zal moeten blijken. Tegelijkertijd worden bij Jan Linders de procesontwerpen door de key-users gemaakt en getest. Dit gebeurt samen met (externe) consultants. Hierbij is het belangrijk dat iedereen in het team aangehaakt blijft. Het team kan zo van elkaar leren en elkaar zelfs 'opleiden'. Dit blijkt ook de reden te zijn dat ze bij Jan Linders niet voor één key-user kiest, maar voor meerdere. Jeroen geeft daarbij aan: ''Iedereen binnen het Supply Chain team heeft de verantwoordelijkheid voor een bepaald onderdeel. De een gaat bijvoorbeeld over de inkoop en de ander over winkelbestellingen. Zo houden we iedereen aangehaakt en betrokken.''

Niet alle scenario’s bedenk je van te voren. Tijdens de implementatie en het testen komen er nog veel meer vragen naar boven. Een voorbeeld van een (onverwachte) vraag die bij Jeroen naar boven komt, betreft de forecasting: ''Momenteel is de forecasting niet optimaal. In het nieuwe systeem kunnen we dit veel beter doen. Je zou kunnen zeggen, het gaat twee keer zo snel, dus we hebben de helft van het team nodig. Maar je kunt ook zeggen: we gaan het twee keer zo goed doen.'' Het belangrijkste bij deze specifieke forecasting vraag? Onderzoeken wat voor team het beste past bij het nieuwe systeem.

''Het is belangrijk is dat het team aangelijnd wordt. Het team moet elkaar opleiden.''

Verandering vraagt om een mensgerichte aanpak Verandering is niet altijd gemakkelijk. Daarom is het extra belangrijk mensen aangelijnd te houden en te blijven betrekken in de verandering. Men heeft bepaalde gewoontes gecreëerd. Je kunt een gewoonte niet veranderen door één keer te laten zien hoe het moet. Verandering vraagt om een structurele aanpak. Het belangrijkste bij verandering? Laat degene die moet veranderen inzien dat het voor hem of haar nuttig is.

Jeroen geeft niet geheel verrassend aan dat de veranderingskant van de implementatie, veel aandacht vraagt. ''We besteden hier veel aandacht aan, belangrijk is dat we dit constant blijven doen.'' Jeroen geeft aan 'geluk' te hebben met zijn team: ''Ik moet wel zeggen dat de verandering vrij gemakkelijk gaat binnen het team. Ik heb te maken met een team dat gewend is te veranderen. We hebben namelijk al veel veranderingen binnen Supply Chain meegemaakt, het vakgebied ontwikkelt zich razendsnel. Ook durven ze 'niet perfecte' keuzes te maken. Op het gebied van Supply Chain is een eenvoudig en begrijpelijk systeem belangrijker dan theoretische perfectie. Ik zie dit bij andere afdelingen moeizamer gaan.'' Niet alles is uit te leggen In sommige stadia moet je keuzes maken waar je niet iedereen bij kan betrekken. Vaak zijn deze keuzes in een ERP-traject na de implementatie niet terug te draaien. Het komt regelmatig voor dat daar dan veel vragen over worden gesteld. Jeroen geeft aan dat niet alle keuzes aan iedereen uit te leggen zijn. ''Het komt voor dat we een keuze hebben moeten maken die niet voor iedereen leuk en te begrijpen is. Soms moeten we het er gewoon mee doen. Je moet ook niet bang zijn om dat te zeggen. Het blijft wel belangrijk om met veel mensen te spreken en zo veel mogelijk de keuzes te onderbouwen.''